Dataskyddsbeskrivning
Datum: 13.11.2024

Registrets namn
Register över bidragssökande 

Registeransvarig
Kulturfonden Island-Finland (1452425-1)
Hanaholmsstranden 5
02100 Esbo

Personuppgiftsbiträde
Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. (2379356-8)
Georgsgatan 27
00100 Helsingfors

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. använder följande personuppgiftsbiträden:
- Amazon Web Services, för utskick av e-post till i ansökningssystemet registrerade användare
- Trust Services ApS, för identifiering av personer som anhåller om utbetalning av beviljat bidrag eller stipendium
- Hetzner Online GmbH, all information i registret lagras på Hetzners servrar

Kontaktuppgifter till dataskyddsansvarig
Agneta Roine
Dataskyddsansvarig
agneta.roine@hanaholmen.fi
Tfn 09 435 020

Syfte med registret (berättigat intresse)
Behandlingen av data i registret baserar sig på ett berättigat intresse. Personuppgifter behandlas för att verkställa fondens syfte. Sådan data, vars behandling medför specifika risker, såsom personbeteckning och bankkontonummer, behandlas i så begränsad omfattning som möjligt.

Syfte med behandlingen av personuppgifter
Register över bidragsansökande:
- För behandling av ansökningar om bidrag riktade till Kulturfonden Island-Finland
Register över bidragsmottagare:
- För utbetalning och uppföljning av beviljade bidrag samt för att göra behövliga anmälningar om bidrag till myndigheter.

Register över ansökarrespons som lämnats i samband med ansökningsprocessen:
- För att utveckla ansökningssystemets användarvänlighet och funktionaliteter
- Registret har ingen inverkan på behandlingen av den sökandes ansökningar

Registrets informationsinnehåll
I registret bevaras uppgifter om den sökande eller sökandes kontaktperson som i första hand har lämnats av den sökande.
Obligatoriska personuppgifter för inlämning av ansökan:
- uppgifter som identifierar den sökande (t.ex. namn, adress, telefon, e-postadress, personbeteckning/FO-nummer)
Den sökandes egna uppgifter om sig själv i ansökan, exempelvis:
- matrikel eller meritförteckning
- skol- och studiebetyg
- arbetsintyg
- andra dokument och uppgifter som den sökande har bifogat till stöd för ansökan
- eventuella rekommendationer som skaffats med den sökandes samtycke
- övriga uppgifter som behövs för ansökan
Om den sökande beviljas ett bidrag sparas det dessutom följande uppgifter om den sökande i det elektroniska registret, exempelvis:
- kontonummer
- information gällande rekvisition och om betalningstransaktioner
- information om när beslut fattats
- information om eventuella ändringar gällande bidraget eller återtagande av dessa
- information om meddelanden till Skatteförvaltningen och Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt LPA
- information om TUPAS identifiering i samband med rekvisition
- bidragsmottagarens redovisning av bidraget

Personer under 15 år
Personer under 15 år som önskar söka ett bidrag skall först be sina föräldrar/förmyndare att kontakta Kulturfonden Island-Finlands sekretariat innan de kan söka om stöd.

Hur länge bevaras uppgifterna
Den sökandes ansökningar och uppgifter sparas för evigt. Ansökningsmaterialet, både beviljade ansökningar och ansökningar som fått avslag, har ett stort kulturhistoriskt värde för framtida forskning i Kulturfonden Island-Finlands stödverksamhet och det ger fonden också en möjlighet att utvärdera effekten av samt utveckla bidragsverksamheten.

Regelmässigt utlämnande av uppgifter
- Ansökningarna behandlas av Kulturfonden Island-Finlands sekretariat, fondstyrelse samt externa sakkunniga. Hanaholmens ekonomidirektör samt ekonomi- och personalassistent har även rätt att behandla uppgifterna. 
- Alla personer som har tillgång till uppgifterna är bundna av sekretessplikt
- Personerna som evaluerar ansökningarna har endast begränsad tillgång till de delar av materialet som de behöver se för att kunna genomföra sitt arbetsuppdrag och rättigheten till uppgifterna är tidsbegränsad således att personerna inte längre kan komma åt informationen då deras uppdrag är avslutat.
- Rättigheten att se och uppdatera personuppgifter är begränsad både på personnivå och tidsmässigt genom den registeransvariges interna, centralt administrerade, rättigheter.
- Uppgifter kan på basen av dataskyddsförordningen och annan dataskyddslagstiftning lämnas ut åt främst:
o Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt LPA 
o Skatteförvaltningen
- Uppgifter tillhörande beviljade bidrag kan lämnas ut i (avslag publiceras inte):
o Publikationer
o Webbsida
o Sociala medier
- Uppgifter kan vid behov utlämnas till andra fonder och stiftelser för att främja informationsutbyte.
- Kulturfonden Island-Finland har grundats på basen av ett mellanstatligt avtal. På grund av detta har fonden skyldighet att skicka de beviljade ansökningarna, inklusive bilagorna samt redovisningarna över de beviljade bidragen till Riksarkivet i Finland.

Flyttning av data till länder utanför Europeiska unionen (EU) eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES)
- Uppgifter utlämnas inte till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Principerna för offentliggörandet av beslut gällande bidrag och av personuppgifter
Den registeransvarige publicerar följande uppgifter om alla bidragsmottagare:
- namn
- ändamålet för vilket bidraget beviljats
- hemort
- storleken på bidraget
- beslutsdatum
- verksamhetsområde
Beslutet att publicera uppgifterna grundar sig på en målsättning att upprätthålla ett offentligt förtroende för bidragssystemet samt för att undvika överlappning vad gäller beviljandet av medel för specifika ändamål.

Den registeransvarige skyddar de sökandes, de sakkunnigas och de personer lämnat rekommendationers integritetsrättigheter och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.

Principer för skydd av registret
- I behandlingen av ansökningar och uppgifter ska man se till att de sökandes privatliv inte obehörigt riskeras. Handlingarna behandlas enbart av dem vars uppgifter kräver det. De som behandlar uppgifterna har sekretessplikt.
- Rimbert är ett ansöknings- och behandlingsprogram för bidrag, som upprätthålls, och vars rättigheter, ägs av Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. Kulturfonden Island-Finland har genom avtal rätt att utnyttja programmet. Nyttjanderätten innehåller inte rätten till programmets kod och inte heller rätt att åt tredje part överlåta nyttjandet av programmet. Nyttjanderätten innefattar inte heller rätt att göra ändringar i programmet.
- Ansökningar, uppgifter och ansökningsbilagor ska skyddas från utomstående av Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr.
- De sökandes förbindelse till webbtjänsten för ansöknings- och behandlingsprogram för bidrag är skyddad genom SSLkryptering som Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. svarar för.
- Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. har ett avtal med Hetzner Online GmbH som svarar för tjänsten och registret förvaras i Hetzner Finland Oy molntjänst. Både Hetzner Online GmbH och Hetzner Finland Oy är ISO27001 certifierade, vilket intygar att de har etablerat och implementerat ett lämpligt ledningssystem för informationssäkerhet (ISMS). Administrativ lösenordskyddad åtkomst till registret ges endast åt av Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. namngivna personer.

Automatisk bearbetning

Kulturfonden Island-Finland utnyttjar inte automatiska beslutsprocesser.
 
Rätt till insyn
- Var och en har rätt att kontrollera om de finns i Kulturfonden Island-Finlands register.
- Var och en har rätt att kontrollera sina egna uppgifter i registret.
- Begäran om att få utlämnat informationen ska göras skriftligt och den ska vara undertecknad av personen som ber att få utlämnat sina uppgifter. Användaren av ansökningssystemet kan också logga in med sitt konto och under ”Personuppgifter” välja att ladda ner all data som sparats i samband med kontot.
- Den registeransvarige har rätt att be den som lämnat begäran om att få kontrollera sina uppgifter om att bestyrka sin identitet.
- Den registeransvarige skyddar de sökandes, de sakkunnigas och personer som lämnat rekommendationers integritetsrättighet och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.
- Begäran besvaras inom en månad från att den mottagits.
- Begäran ska adresseras till: 

Kulturfonden Island-Finland
dataskyddsansvarig Agneta Roine

Hanaholmsstranden 5
02100 Esbo

Rätt att kräva rättelse av en uppgift
- en felaktig uppgift i registret ska rättas till på en specificerad begäran av en registrerad
- specificerad begäran ska adresseras till: fonderna@hanaholmen.fi

Rätt att göra invändningar
Den registrerade har rätt att göra invändningar mot att personuppgifter behandlas i samband med en ansökning, men då måste behandlingen av ansökan avbrytas.

Rätt att begära radering
Den registrerade har rätt att begära att personuppgifter raderas om:

- Den registrerade motsätter sig behandlingen och det inte finns något berättigat skäl eller rättslig grund för fortsatt behandling av uppgifterna
- Behandlingen av uppgifter är lagstridigt

Till följd av lagstiftning är Kulturfonden Island-Finland i många fall skyldig att förvara personuppgifter för att till exempel fullgöra en lagstadgad skyldighet eller hantera rättsliga anspråk.

Rätt till dataportabilitet
Den registrerade har inte rätt att få sina uppgifter överförda till en annan registeransvarig.

Rätt att lämna in ett klagomål
Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till övervakningsmyndigheten ifall denna anser att behandlingen av personinformationen strider emot EU:s dataskyddsförordning.